職位老升不上去 只怪郵件沒(méi)玩好

來(lái) 源：未知發(fā)表日期：2016-06-03

　　雖然電子郵件僅是職場(chǎng)中的一種溝通工具，而不是一份工作。但是它關(guān)乎你的職業(yè)形象，是一個(gè)既能拉你入地獄，也能助你高升的溝通工具。關(guān)鍵是看會(huì)不會(huì)用。不要說(shuō)這是雕蟲(chóng)小技。從收到、回復(fù)、發(fā)送中，你要判斷的事情很多。

　　方便?隨便?傻傻分不清楚

　　打開(kāi)郵箱，收到一封群發(fā)郵件，回還是不回?是回復(fù)全部還是單獨(dú)回復(fù)?

　　幾乎所有職場(chǎng)專(zhuān)家的建議都是：除非絕對(duì)必要，不要點(diǎn)擊“全部答復(fù)”的選項(xiàng)。專(zhuān)家認(rèn)為，僅用”回復(fù)”，可以減少對(duì)別人帶來(lái)不必要的麻煩。如果需要抄送給其他人，就選擇性的添加收件人。

　　“回復(fù)全部”視乎成了一件忌諱莫深的事情。但世界經(jīng)理人網(wǎng)友” steven-l “卻認(rèn)為，這不需要忌諱，關(guān)鍵是巧用、妙用。“在對(duì)操作流程、標(biāo)準(zhǔn)、制度頒布、說(shuō)明時(shí)，不能一個(gè)一個(gè)發(fā)郵件，作說(shuō)明，必須使用全部回復(fù)，讓中層以上的領(lǐng)導(dǎo)都知曉、了解。大家對(duì)新辦法的看法、討論應(yīng)該是透明的。包括最后定版，也要讓大家都知道。至于不好的事情，應(yīng)該一對(duì)一處理，根本不需要抄送其它人，也不存在全部回復(fù)。”

　　《高效冠軍》一書(shū)中，指出了發(fā)送電子郵件常犯的九大錯(cuò)誤中，其中包括：有錯(cuò)別字;沒(méi)有及時(shí)回復(fù)郵件;郵件回復(fù)給錯(cuò)誤的對(duì)象;通過(guò)郵件溝通緊急事件，結(jié)果耽誤處理時(shí)間;濫用電子郵件模版，而非針對(duì)性的個(gè)性化處理;過(guò)度依賴電子郵件，取代面對(duì)面的溝通;附件不明確，無(wú)法打開(kāi);使用不明確的、讓人混淆的企業(yè)電子郵箱地址。

　　對(duì)照看看，你中了幾招?偶爾有錯(cuò)別字，在所難免也情有可原。你需要反思的是，在每一封郵件發(fā)出之前，有沒(méi)有認(rèn)真檢查過(guò)?你是否也曾經(jīng)用電子郵件來(lái)打嘴仗­為了備份，你是否將全部事情都用郵件溝通，而忘了拿起電話，溝通充滿爭(zhēng)議或復(fù)雜的事情­

　　電子郵件是工具不是武器;發(fā)送郵件是為了方便，但切勿隨便。

　　怎樣做既高效又專(zhuān)業(yè)

　　微軟在關(guān)于“打斷”的研究中發(fā)現(xiàn)：處于工作中的人，平均每10.5分鐘就會(huì)被打斷一次。每個(gè)中斷平均要花費(fèi)23分鐘把注意力重新調(diào)整到工作中。如果我們每天設(shè)定固定幾個(gè)時(shí)間點(diǎn)查看郵件，就會(huì)減少郵件干擾，提高工作效率。設(shè)置“不查看郵件”的時(shí)間，將更多精力集中在解決重要事情上。

　　比爾•蓋茨每天會(huì)收到400萬(wàn)封的電子郵件，其中大部分是垃圾郵件。其他經(jīng)理人也有類(lèi)似困擾。他們處理電子郵件有三個(gè)秘訣：

　　第一、采用郵件過(guò)濾機(jī)制，確保對(duì)重要郵件的回復(fù);

　　第二、削減電子郵件總數(shù)目;可要求下屬或同事減少“抄送”或“僅供參考”的郵件。隨著人工智能的發(fā)展，未來(lái)用機(jī)器人回復(fù)部分郵件已不是夢(mèng)，IBM與谷歌已經(jīng)在行動(dòng)。

　　第三、先回應(yīng)，后回復(fù)的兩步策略。溝通中沉默會(huì)照成恐慌或誤解。收到郵件，先回應(yīng)”已經(jīng)收到，稍后回復(fù)”。此后在承諾的時(shí)間內(nèi)，認(rèn)真閱讀并高效回復(fù)。這是明知且專(zhuān)業(yè)的做法。